ファイリングシステム・文書の共有化

オフィスの書類整理を図るに当たり、ファイリングシステムを活用するという方法があります。
このファイリングシステムで大切な事は、一つに文書の共有化です。

この文書の共有化とは、どのような事でしょうか?
オフィスで文書が増えてしまう理由として、文書の私物化・重複保管が挙げられます。

文書の私物化・重複保管を無くすことが重要だと思います。
そして、その文書は、部署や「課」で共有化し、一定の場所に保管するようにする事だと思います。
共有化する事によって、誰でも必要な時に文書が取り出せる体制を確立する事が出来、業務の迅速化、効率化に繋がると思われます。

文書を共有化する事によって、例えば、作成した本人が留守中でも、他の誰でも対応が可能となってきます。

それによって、作業効率が上がり、業務の向上に繋がるかと思います。
そして、共有文書は、誰が文書を持ちだしているかが分かるような仕組み・ルールを作る事が良いかと考えます。

また、各保管単位で文書の共有化を進める為には、どのように文書を分類し、配列するかを決める事も必要だと考えます。
その為には、「ファイル基準表」を作成し、それに基づいて分類し、文書を共有化するとよいかと思われます。

このように、ファイリングシステムを活用し、文書を共有化する事で、「仕事の見える化」が実現し、業務改善・向上に繋がるのではないでしょうか?

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